Ile kosztuje wynajem klubu na imprezę w Warszawie? Rozbicie kosztów

Większość lokali nie podaje cen na stronie, więc porównanie ofert jest trudne i zwykle kończy się pięcioma mailami i tygodniem czekania. Rozbijamy więc koszt na pozycje i podajemy własne stawki, żebyś miał punkt odniesienia jeszcze przed pierwszym telefonem.

Z czego składa się rachunek

Wynajem klubu to nie jedna liczba, a od czterech do ośmiu pozycji. Największa pułapka polega na tym, że lokale różnie dzielą te pozycje: jeden podaje niską stawkę za salę i dolicza ochronę, sprzątanie oraz technikę, drugi podaje wyższą stawkę z wszystkim w środku. Dlatego zawsze pytaj o kwotę końcową dla swojego scenariusza, a nie o „cenę wynajmu".

1. Sala — pozycja podstawowa

U nas wynajem całego klubu na wyłączność to 5 000 zł netto za 4 godziny lub 7 000 zł netto za 7 godzin w piątek i sobotę, oraz 3 500 zł netto za 4 godziny i 4 900 zł netto za 7 godzin od poniedziałku do czwartku. Do każdego pakietu dochodzi godzina gratis na przygotowanie sali, wniesienie dekoracji i soundcheck.

W tej kwocie zawiera się to, co w wielu miejscach jest osobno: obsługa sali i szatni, obsługa baru, licencjonowana ochrona (2 osoby), sprzątanie przed, w trakcie i po imprezie, nagłośnienie, oświetlenie klubowe i sceniczne, ściana LED 2×5 m, strefa VIP z backstage'em, promocja wydarzenia w kanałach klubu i faktura VAT.

2. Bar — zwykle największa zmienna

Alkohol rozlicza się osobno i to on decyduje o końcowej kwocie, bo skaluje się z liczbą gości. Trzy modele:

• Kupony — od 15 zł za porcję (powyżej 100 gości 13 zł), kupon premium 25 zł. Płacisz za realne zużycie, więc budżet jest przewidywalny. Najlepszy wybór, gdy nie znasz nawyków gości.
• Open bar — od 99 zł od osoby bez limitu, wariant premium 179 zł, VIP 249 zł. Najwygodniejszy dla gości, bo nikt nie liczy kuponów. Ryzyko: przy grupie, która pije mało, przepłacasz.
• Korkowe — 50 zł od osoby, przynosisz własny alkohol, obsługa barmańska, szkło, lód i dodatki po naszej stronie. Opłaca się przy większej grupie i konkretnym alkoholu.

Czwarta opcja przy imprezach otwartych i studenckich: bar komercyjny, w którym goście płacą sami. Organizator nie dokłada wtedy do baru ani złotówki.

3. Technika i realizacja

Podstawowy sprzęt jest w cenie wynajmu, więc doliczasz tylko to, czego naprawdę potrzebujesz. Realizator światła i dźwięku obsługujący cały event to 1 500 zł netto — warto przy koncercie, konferencji albo imprezie z programem na scenie, bez sensu przy zwykłej imprezie z DJ-em. Osobny zestaw DJ-ski (mikser i dwie kolumny), jeśli DJ przychodzi bez swojego, to 500 zł.

4. Dodatki, które faktycznie zamawiają klienci

DJ z bookingiem przez nas: 2 000–3 000 zł za 4–6 godzin. Ścianka do zdjęć: 350 zł za stelaż plus 999 zł za wydruk z własnym motywem. Fotograf lub fotobudka: od 900 zł. Pizza w trakcie imprezy: od 30 zł od osoby, przekąski od 25 zł. Maszyna do waty cukrowej lub popcornu z obsługą: 400 zł. Opaski wejściowe z własnym wzorem: 0,75 zł za sztukę, pieczątki 70 zł.

5. Zadatek

Termin blokujemy po podpisaniu umowy i wpłacie 2 000 zł netto. To nie jest dodatkowy koszt — kwota wlicza się w wynajem.

Dwie przykładowe kalkulacje

Liczby netto, do porównywania z ofertami innych miejsc.

Widać od razu, gdzie leży dźwignia: przy 200 osobach bar to dwie trzecie budżetu, a sala mniej niż jedna czwarta. Kto negocjuje stawkę za salę, walczy o niewłaściwą pozycję.

Cztery sposoby, żeby nie przepłacić

Wybierz dzień powszedni. Ta sama impreza od poniedziałku do czwartku to 1 500–2 100 zł mniej. Przy imprezach studenckich, urodzinach i wigiliach firmowych dzień tygodnia zwykle nie ma znaczenia dla gości, a dla budżetu owszem.

Dopasuj model baru do grupy, nie do wygody. Open bar jest komfortowy, ale przy grupie mieszanej wiekowo albo takiej, która pije umiarkowanie, kupony potrafią obniżyć koszt baru o połowę. Przy 200 osobach to różnica rzędu kilku tysięcy złotych.

Nie kupuj techniki, której nie użyjesz. Realizator ma sens przy scenie i programie. Przy imprezie tańcowej DJ radzi sobie sam z naszym sprzętem.

Pytaj o terminy last minute. Jeśli masz elastyczną datę, warto zapytać o wolne okna w najbliższych tygodniach — puste terminy są dla lokalu gorsze niż termin ze zniżką, więc jest pole do rozmowy.